海外企業とのやりとりは、たいがいの場合英語になります。英語のやりとりは、教科書だけではなかなか学ぶことはできません。英作文は学べても海外企業とのコミュニケーションには時として、「経験」がものを言います。
メールや手紙のコミュニケーションのポイントを挙げれば
- はっきりとかつ丁寧に伝えること － 断る場合やキャンセルする場合など、丁寧にかつはっきりと伝えなければいけません。
- 感情的にならなり － クレームなどで相手の間違いをしてくする場合など、とくに注意しなければいけません。You made a mistake. といった直接的な表現を避け、There is an error.. といったような間違いを主語とするような表現が相手にとっても感情的にならない表現です。
- 押しつけがましくないようにする － 特に自分の好みを伝えるような場合は押しつけがましくない表現を心がけることが大切です。
ビジネスレターやＥＭＡＩＬだからと言ってやはりそこは人と人とのコミュニケーション、親しみを込めて一言や挨拶などはとても大切です。やはり担当者どうしなんでも言い合える中になるのが理想ですから、お互い節度を持って丁寧なやりとりで、ビジネスもスムーズに進めることができるのです。
また、英文契約書も日本の契約書とは違う独特の言い回しやフレーズがたくさんあります。そしてこちらは納得するまで交渉するぐらいの姿勢がとても大切です。
私たちニューフロンティアでは、中小企業の皆様の一部署として海外企業との窓口になってコミュニケションをすることも可能です。現在もそういった活動を行っています。また契約交渉のエクスパートとして間に入って交渉のお手伝いもいたします。常にモットーはあなたの「パートナーとして行動」するです。お気軽にご連絡ください。
